Kā DentalMedical 2025. gadā pārgāja uz elektronisko zobu karti ar SmartMedical un Digipapīrs palīdzību, un kāpēc plānoto trīs mēnešu darbu paveicām divās nedēļās.
Vesela telpa kartotēkai
Mūsu kartotēka aizņēma veselu telpu. Plauktos glabājās tūkstošiem pacientu kartiņu. Mums bija nepieciešams atsevišķs darbinieks, kura ikdiena bija veltīta tikai šo mapju kārtošanai, meklēšanai un atjaunināšanai.
Tas ir priekšstats, ko cilvēki parasti nesaista ar mūsdienīgu zobārstniecības klīniku. Bet tā bija mūsu ikdiena gadu gaitā. Pacientu skaits auga, kartiņu skaits auga, un kopā ar tiem auga arī laiks, ko patērējām katrai kartiņas meklēšanai.
Divi izaicinājumi vienlaikus
Pirmais izaicinājums bija acīmredzams: papīrs prasa vietu un cilvēka laiku. Telpa, plaukti, mapes, darbinieks. Katra šī lieta atrodas starp pacientu un viņa ārstēšanas vēsturi.
Otrais izaicinājums bija pats EZK pakalpojums. Latvijā elektroniskā zobu karte nav tikai jauna programma. Tas ir jauns veids, kā strādāt ar pacientu datiem: jauni procesi, jauni datu lauki, jauna pieeja tam, kā ārsts ievada informāciju katras vizītes laikā.
Mēs šos divus izaicinājumus risinājām paralēli, nevis vienu pēc otra.
Ko mēs nenovērtējām sākumā
Sākotnējais plāns bija vienkāršs: kartiņas skenēsim ar telefona palīdzību. Tehniski tas darbojās. Praktiski tas bija lēni.
Telefons skenē vienu lapu. Tad nākamo. Tad nākamo. Pie 15 000 kartiņām šī pieeja ievilktos uz vairākiem mēnešiem. Tas pats skenēšanas laiks, ko gribējām samazināt, draudēja kļūt par pārejas galveno bremzi.
Mums bija vajadzīga cita pieeja.
Stratēģija, kas mainīja matemātiku
SmartMedical sistēmu klīnikā jau lietojām. Tas bija pamats: sistēma, kurā komandai jau bija pieredze, un kurā pacientu dati glabājās strukturēti.
Skenēšanas risinājumu mums piedāvāja “Digipapīrs” komanda. Viņi nodrošināja gatavu tehnisku risinājumu, kas skenē kartiņas tādā ātrumā, ka telefonu pieeja vairs nebija salīdzināma. Ne lapu pa lapai, bet plūsmā.
Esoša sistēma, kurā komanda jau strādā, plus partneris, kas nodrošina ātru migrāciju. Šī kombinācija pilnībā mainīja situāciju.
Darbs klīnikā neapstājās ne uz brīdi. Pacienti turpināja nākt, ārsti turpināja strādāt, un kartiņas paralēli pārvērtās par elektroniskiem ierakstiem.
Rezultāts: trīs mēneši paveikti divās nedēļās
Rīgā gaidījām, ka 15 000 pacientu kartiņu skenēšana aizņems trīs mēnešus. Paveicām to divās nedēļās. Sešas reizes ātrāk nekā plānots.
Pateicoties Rīgā iegūtajai pieredzei, darbs pārējās klīnikās ritēja vēl ātrāk:
- Jūrmala: aptuveni 7 000 kartiņu, paveikts divās dienās.
- Tukums: aptuveni 10 000 kartiņu, paveikts trīs dienās.
Kopā vairāk nekā 30 000 pacientu kartīšu dati tika pārvietoti no plauktiem uz sistēmu, kurā tie ir meklējami dažu sekunžu laikā.
Šodien: atgriešanās nav iedomājama
Visi mūsu ārsti šodien strādā ar EZK. Kad sistēma kļuva par ikdienu, atgriešanās pie papīra vairs nav iedomājama.
Mūsu zobārste Laura Ķīkule par pāreju saka tā:
“Ikdienas darbs ir kļuvis daudz vieglāks. Pacientu kartīšu aizpildīšana prasa mazāk laika, jo mums tagad ir sagataves, un mainās tikai detaļas. Rakstīt ar pildspalvu prasa daudz laika, īpaši ja pacientam ir vairākas problēmas. Apskatīt iepriekšējos ierakstus pacienta kartiņā dažreiz bija grūti, rokraksts ne vienmēr labi salasāms. Tagad ar elektronisko karti viss ir daudz ātrāk, un pacienta situāciju ir vieglāk apskatīt. Pēc darba ar vairākām sistēmām varu teikt, ka SmartMedical ir viegli lietojama.”
Arī kartotēkas darbiniece vairs nešķiro mapes. Viņa šodien atbild uz pacientu zvaniem un palīdz pierakstīties uz vizītēm. Darbinieces laiks tagad tiek veltīts tieši pacientiem, nevis papīram.
Ko tas nozīmē pacientam katrā vizītē
Pacientam nav jāzina, kāda sistēma darbojas aizmugurē. Bet ir konkrētas lietas, ko viņš izjūt uzreiz.
Reģistrācija ir ātrāka. Kontaktinformācija, apdrošināšanas dati, iepriekšējās vizītes: viss vienā vietā, nav jāaizpilda veidlapas no jauna katru reizi.
Ārstam jau pirms sarunas ir skaidrs konteksts. Jau pirms vizītes ārstam ir pieejama pilna ārstēšanas vēsture: kāda ārstēšana jau veikta, kas plānots, kādi attēli uzņemti, kādas alerģijas un atzīmes par jutīgumu fiksētas. Tas nozīmē precīzākus jautājumus un mazāk lieku atkārtojumu.
Katra šī detaļa kopā nozīmē vienu lietu: mazāk laika tiek tērēts informācijas meklēšanai un vairāk pašai ārstēšanai.
Kas nav mainījies
Tehnoloģija nomainīja mapi, nevis ārstu.
Lēmumus par ārstēšanu joprojām pieņem speciālists, kuram ir pieredze un kurš redz pacientu klātienē. Sistēma sniedz informāciju, ārsts interpretē un izvēlas. Tas ir svarīgi, jo digitalizācija reizēm tiek asociēta ar automatizētām atbildēm un bezpersonisku aprūpi. Pie mums tas tā nenotiek.
Arī komunikācija nav mainījusies. Mēs joprojām izskaidrojam katru procedūru pirms tās veikšanas. Sistēma palīdz mums nepalikt garām nevienam faktam par pacienta vēsturi. Bet tas, kā mēs runājam ar pacientu, paliek nemainīgs.
Pacienta vēsturei jābūt vienā vietā
Pacienta vēsturei jābūt vienā vietā, nevis sešos plauktos un trijos formātos. Mēs DentalMedical Rīgā, Jūrmalā un Tukumā šo darbu pabeidzām 2025. gadā. Pie papīra vairs neatgriezīsimies.